¿Qué son los Gastos de Estructura?

Con gastos de estructura nos referimos a todos aquellos que son comunes, propios de la empresa en tanto que empresa, en tanto que estructura, no en tanto que actividad empresarial; son los que se derivan de la propia —podríamos decir— estructura física de la empresa: el alquiler de la oficina, los suministros, la alarma, la imagen corporativa y la publicidad, el coste del personal de dirección, de recepción, de administración, etc. Es decir, todo aquel gasto imprescindible que, sin embargo, no está relacionado directamente con la creación de negocio, de ahí que también se les conozca como gastos indirectos. Desde el punto de vista de Prospexi, serían los gastos que no tienen cabida directa en las CEXs —cuentas de explotación— corrientes, pero que indudablemente les afectan.

Pese a lo simple del concepto, es habitual caer en el error de obviarlos en el momento del análisis: los gastos de estructura aparecen en el Pérdidas y Ganancias general de la empresa asignados a sus correspondientes cuentas contables, pero es fácil perderles la pista en el momento en que se profundiza en un área de negocio determinada. Y, aun cuando no se pierda esa trazabilidad, puede resultar complicado su manejo —qué gastos de estructura deben repercutir en qué CEX, con qué importe, en qué porcentaje— si no se utiliza algún tipo de sistema.

La CEX de Gastos de Estructura

Prospexi incorpora de forma predeterminada la CEX de Gastos de Estructura, que recoge todos esos gastos que no encajan en las cuentas de resultados corrientes. Es una CEX especial, porque se comporta como cuenta de resultados de los propios gastos de estructura —lo que permite visualizarlos de forma individualizada y, por lo tanto, su control y análisis—, pero también como una cuenta contable virtual, añadida como gasto justo antes del resultado de explotación de la CEX que se esté analizando. Se puede considerar, de algún modo, una penalización, una corrección aplicada a una CEX concreta para ajustarla a la realidad general de la empresa: el resultado de una CEX —un area de negocio, por ejemplo— no puede ser real si sólo se contempla la diferencia entre las ventas y los gastos directamente relacionados con dicha área de negocio. Sería impensable hacerlo si tal CEX representase la totalidad del negocio.

Criterios

Aunque el coste de los gastos de estructura es real, su distribución entre las CEX convencionales, si bien es necesaria, no por eso deja de ser arbitraria, en tanto que se trata de un importe calculado dinámicamente. ¿De dónde sale el importe, qué lo determina, y cómo? Igual que ante todo concepto arbitrario, se requiere un criterio.

La CEX de Gastos de Estructura es sistémica, es decir, viene definida por el sistema y no puede no estar presente. Pero, por supuesto, es el usuario quien decide utilizarla o no. Puedes, por ejemplo, recoger en ella los gastos que le son propios para poderlos analizar, pero decidir, sin embargo, que no penalicen a las CEXs convencionales, siguiendo el criterio de que los gastos de estructura, en tanto que indirectos, no tienen por qué afectar a las líneas de negocio en sí, sino sólo a la generalidad de la empresa. Es uno de los criterios de manejo de los gastos de estructura que propone Prospexi. También podrías, por ejemplo, utilizar la idea de penalización, pero prescindiendo de la automatización de los cálculos, esto es, podrías distribuir manualmente cada uno de esos gastos de estructura entre las CEXs convencionales en el momento de su registro en la aplicación, lo cual, si bien puede aproximarte a más altas cotas de exactitud analítica, resultaría quizá en una tarea prácticamente inabarcable.

Prospexi propone tres criterios —además del de no penalización— de cálculo y distribución automatizada de los Gastos de Estructura entre el resto de CEXs:

1. Conocido el porcentaje del total de la facturación que ha generado una CEX concreta, aplicarle ese mismo porcentaje del total de gastos de estructura: consume más recursos quien más factura.
2. Reparto equitativo entre las diferentes CEXs: todas las áreas consumen la misma cantidad de recursos.
3. Distribución basada en las horas pagadas al personal dedicado a cada CEX, de forma que a más recursos humanos empeñados, más gastos indirectos le correspondan.

Podrías pensar: si el criterio es arbitrario, ¿qué clase de realidad me proporciona? Probablemente la única realidad sea, en última instancia, el dinero que hay en el banco. Todo lo demás son análisis que, por definición, incorporan la idea de una posibilidad entre muchas. Lo importante no es tanto el criterio, sino la disposición de herramientas que te habiliten para la comprensión profunda de la situación de tu empresa y, basándote en ésta, tomar las mejores decisiones con seguirdad.